Checklist para gestão de veículos na concessionária

Desenvolva as melhores práticas de gestão de veículos na sua concessionária com este checklist completo sobre o tema. 

O que é a gestão de veículos?

A gestão de veículos é uma parte essencial do trabalho em concessionárias. Em resumo, trata do gerenciamento dos veículos em estoque para garantir que todos estejam prontos para venda, passem por manutenções adequadas e sejam distribuídos entre os vendedores para negociação.

Essa gestão também envolve o controle de custos com manutenção de estoque, compra de peças e acessórios, pagamento de impostos, contratação de equipe, relatórios de entradas e saídas de veículos e muito mais. 

Fica claro, dessa forma, perceber como a gestão de veículos é um processo fundamental nas lojas que querem se destacar e ter resultados a longo prazo, mantendo um crescimento saudável. 

Dentro da gestão de veículos, é necessário ter um profissional responsável pela tarefa, saber como funciona a comunicação da empresa em todas as instâncias, conhecer o perfil dos clientes, mapear e padronizar processos e, por fim, entender quais ferramentas devem ser utilizadas.

Este guia completo aborda todos esses aspectos da gestão de veículos em uma concessionária, começando do zero e seguindo até os elementos mais complexos de uma organização – incluindo a etapa de atração de clientes com a comunicação e chegando até a parte de ferramentas úteis nesta gestão.

#1. Compreenda o perfil do gestor de veículos

Existem diferentes formas de analisar e entender qual o perfil adequado para o gestor de veículos da sua loja. Neste artigo, separamos um dos modelos mais tradicionais. A partir desses perfis (divididos em 4 tipos), podemos planejar e aplicar planos de ação adequados.

1.1 Entendendo os tipos de perfis

Os quatro tipos de perfis comportamentais de gestores (e colaboradores no geral) são: comunicador, executor, analista e planejador. Eles fazem parte de um modelo que analisa a visão do profissional sobre ele mesmo e onde se insere, ajudando a ter uma perspectiva das dificuldades e desafios enfrentados pelo profissional.

Explicamos cada um deles em resumo abaixo.

1.1.1 Comunicador

O comunicador normalmente exala poder de persuasão e carisma. Costuma ficar entusiasmado com novidades e projetos inovadores. Também é otimista e positivo quanto às metas.

Comunicadores possuem bons relacionamentos com seus pares e influenciam as pessoas rapidamente, contagiando-as com seu ponto de vista mais positivo. Contudo, esse viés otimista pode esbarrar em problemas práticos no planejamento e execuções de tarefas.

Gestores comunicadores são abertos e receptivos ao trabalho, gostando de atuar em equipe e podendo unir pessoas ao seu redor, além do poder de mediação de conflitos quando esses surgem no ambiente de trabalho.

Gestores comunicadores podem ser muito úteis para engajar o time em novas iniciativas e superar momentos de crise, mas podem individualmente sofrer com processos, normas e cronogramas. 

1.1.2 Executor

O perfil de trabalho do Executor é o de pessoas que gostam de obstáculos e dificuldades, com alto senso de competitividade, mas tom muitas vezes ditatorial e autoritário – já que querem ver as coisas feitas.

Executores finalizam uma tarefa atribuída a qualquer custo, usando todos os recursos disponíveis para chegar onde precisam graças à determinação e foco em resultados. 

Colaboradores executores precisam de liberdade de ação para poderem focar em seus projetos e tarefas. Ter vendedores assim em uma concessionária pode ser de grande vantagem, já que esses profissionais tentam bater as metas a qualquer custo. 

Contudo, quando os objetivos não são bem alinhados e definidos, as pessoas com perfil executor podem correr atrás de missões impossíveis. Além disso, tendem a desobedecer regras e procedimentos que possam atrapalhar a execução de suas tarefas. 

Gestores executores estarão focados em recordes de vendas e nas métricas de crescimento da sua concessionária. Contudo, podem acabar deixando de lado o aspecto humano das vendas e do time.

1.1.3 Analista

O perfil do Analista oferece um balanço em relação ao executor, visto que normalmente trata de profissionais organizados, responsáveis e metódicos. São pessoas acostumadas à rotina, procedimentos e regras. 

Gestores analistas mapeiam, analisam e aperfeiçoam fluxos de trabalho para garantir que tudo seja realizado da melhor maneira possível dentro das concessionárias. Analistas são perfeccionistas, mas também podem ser preciosistas demais, atrasando a finalização de tarefas.

Esse perfil não gosta de trabalhar sob pressão, por isso, gestores-analistas podem não ser bons líderes em tempos de crise, já que a necessidade de ações costuma ser quase imediata. 

Por fim, profissionais com o perfil analista costumam ser críticos e pouco autogerenciáveis, já que gostam de realizar tarefas com tempo – por isso, gestores com esse perfil podem ter um modelo de trabalho um pouco mais “travado” caso não sejam orientados da maneira correta.

1.1.4 Planejador

O perfil Planejador tem profissionais de ritmo constante e estável, com pessoas controladas, mas com pouca capacidade de improviso quando necessário, já que gostam de ter uma visão a longo prazo de tudo que fazem. 

Isso não quer dizer que não saibam inovar, apenas que dependem de um planejamento macro para botar suas ideias em prática. Por outro lado, gostam de ajudar pessoas e trabalham bem em equipe. 

Pela maneira como trabalham, os planejadores não são tão atentos a urgências e prazos, focando mais na qualidade da entrega. 

Gestores planejadores costumam seguir os planos das concessionárias de acordo com o que for definido, mas não abrem muito espaço para mudanças e inovações depois que os passos forem definidos. 

Como gostam de acompanhar o trabalho em todas as instâncias dentro de uma empresa, são muito úteis na organização e distribuição de responsabilidades, mas podem ter uma posição mais conservadora e pessimista sobre a realidade.

1.2 Como descobrir o perfil do gestor de concessionária

Após entender quais são os perfis comportamentais disponíveis, é necessário descobrir qual o perfil do seu profissional. Para isso, recomendamos a realização de testes.

Isso porque os testes de perfil comportamental ajudam no autoconhecimento e autoavaliação dos profissionais dentro do cenário de trabalho atual. 

Eles podem contemplar desafios objetivos ou subjetivos, além de poderem ser combinados para gerar análises cada vez mais refinadas. 

Normalmente, as empresas contratam agências de RH especializadas nesse tipo de avaliação para garantir uma aplicação mais ética e precisa, contudo, existem modelos disponíveis online.

1.2.1.1 Análise comportamental DISC

O método DISC usa perguntas objetivas para descobrir o modelo mental de uma pessoa: como ela pensa e age em cada situação. A sigla pode ter alguns significados diferentes, mas o mais comum é:

• Dominância: como a pessoa reage aos desafios e obstáculos. Pontuações altas mostram competitividade e objetividade no perfil;
• Influência: Comunicabilidade, otimismo, popularidade e relacionamentos. Pontuações altas mostram a capacidade de influenciar pessoas e nível de facilidade para trabalhar em grupo;
• Estabilidade (Stability): Nível de resiliência para assimilar mudanças e lidar com imprevistos, visões distintas etc.
• Conformidade: propensão a adotar regras e procedimentos com facilidade. 

A análise DISC é a que gera os 4 perfis de gestores que citamos no começo deste artigo.

1.2.1.2 Entrevista comportamental STAR

O método STAR ajuda a organizar os colaboradores com base nas respostas de exemplos concretos. O nome vem justamente da divisão da análise em 4 quadrantes:

• Situação: como algo ocorreu e qual foi o contexto
• Tarefa: qual era a responsabilidade do indivíduo naquele cenário (exigências, desafios etc)
• Ação: quais atitudes foram tomadas para solucionar o problema (pense na distribuição de tarefas em passos)
• Resultado: o que foi alcançado a partir disso tudo, preferencialmente com base em dados reais, feedbacks etc.

Através da STAR, os profissionais conseguem analisar como o colaborador iria se comportar em determinadas situações dentro das concessionárias. 

1.3 Planejando a partir do perfil

Com o perfil em vista, é necessário entender o que esses profissionais podem fazer e como direcionar o seu time para conseguir tirar os melhores resultados em vendas de carro possíveis através de uma boa liderança. Para isso, saber analisar os pontos fortes e fracos de cada gestor de concessionária será fundamental.

Assim, tendo o relatório de perfil comportamental em mãos, crie duas tabelas. Em uma, anote todos os pontos fortes desse profissional, bem como as ações e tarefas associadas a cada ponto. Na outra, associe os pontos fracos e o que é necessário fazer para superá-los: isso pode envolver o uso de alguma ferramenta, a delegação para outro profissional etc.

Tendo essas duas tabelas prontas, comece a organizar cada tarefa como uma etapa dentro do processo de gestão de veículos da concessionária: o que o gestor deve fazer, o que será delegado, o que será acompanhado, e por aí vai. 

#2. Cheque como anda a comunicação

O segundo passo no checklist de gestão de veículos da sua concessionária é trabalhar a comunicação com clientes para gerar mais vendas. 

Os canais de comunicação da sua empresa representam todos os pontos de contato entre um potencial consumidor e sua marca, seja com uma mensagem automatizada seja com um vendedor in loco. 

Pela amplitude do termo, pode ficar difícil entender bem o que queremos dizer com isso, mas nos passos a seguir, explicamos um pouco mais sobre boas práticas de gestão de comunicação para concessionárias.

2.1 Análise de canais de comunicação

O primeiro passo para verificar a comunicação da sua empresa é realizar uma análise de desempenho dos canais de comunicação da sua marca. Pode não parecer ter relação direta, mas uma boa gestão de veículos em concessionária

Para isso, primeiro é necessário dividir esses canais com base em sua funcionalidade. 

Podemos separá-los em três pilares principais: canais de atendimento, divulgação e reclamação.

Cada um deles tem suas especificidades e necessidades de produção e estratégia. Confira.

2.1.1 Canais de atendimento

Os canais de atendimento representam um ponto crucial da sua empresa. Eles funcionam como comunicação bidirecional entre os potenciais clientes e a sua equipe. Por isso, é preciso que os profissionais estejam bem treinados para responder nesses canais.

A reação dos consumidores em relação ao atendimento da sua empresa pode render, em caso de insatisfação, comentários negativos na internet e na rede de contatos dessa pessoa. Os clientes são muito mais propensos a deixar uma reclamação que um elogio, de acordo com pesquisa feita pela Zendesk, uma empresa de software especializada no atendimento ao consumidor.

Portanto, atente-se aos canais abaixo e veja quais são as boas práticas para atendimento em cada um deles.

• Telefone: ainda que os novos clientes estejam deixando de usar as ligações, demográficos mais velhos são muito adeptos das ligações por voz;
• Redes Sociais: seus consumidores podem entrar em contato pelo chat nas redes sociais para tirarem dúvidas;
• Chat Online: chat online normalmente demanda a atenção de uma pessoa na tarefa, mas chatbots automatizam e facilitam esse atendimento;
• E-mail: as pessoas entram em contato por e-mail para resolver assuntos importantes, não deixe sua caixa de entrada abandonada.
• WhatsApp: O aplicativo de comunicação tem se tornado uma das principais ferramentas de vendas nas concessionárias nos últimos anos.

2.1.2 Canais de divulgação

Canais de divulgação normalmente são unidirecionais: sua empresa anuncia algo e as pessoas recebem aquela informação. 

Contudo, com a internet, hoje os canais de divulgação são mais dinâmicos, e a resposta do público online pode mudar como marcas se posicionam.

Os canais de divulgação não precisam apenas falar sobre seu produto ou serviço, podendo focar também em valores institucionais, na educação do público, na elaboração de uma identidade de marca forte e muito mais. 

Os canais de divulgação mais comuns hoje são:

• Sites e blogs: atraem usuários e leads através de boas práticas de marketing digital (como o marketing de conteúdo) e oferecem conhecimento e informação associada aos produtos e serviços da sua concessionária;
• Redes Sociais: comunicam promoções, ofertas, dias temáticos, serviços, informações institucionais como telefones e endereços etc.;
• E-mail marketing: disparos de e-mails pré-programados para sua base de contato são uma das formas mais eficientes de gerar vendas pelo meio digital;
• Rádio e TV: ainda que sejam métodos mais desatualizados, existem muitas campanhas inteligentes que podem ser feitas através da rádio e TV para divulgar sua concessionária.

2.1.3 Canais de reclamação

Os consumidores são exigentes e estão cada vez mais críticos. Com a internet, a voz das pessoas pode ser amplificada a um enorme público. Nesse sentido, permitir que reclamações fiquem online e sem resposta é um grande problema para quem está buscando uma melhor gestão de veículos em concessionárias.

A insatisfação pode surgir por diversas razões: atendimento inadequado, problemas na contratação de serviços, questões técnicas com os automóveis etc. São muitas as possibilidades. 

Mas, mesmo assim, é necessário ter atenção ao que o público está dizendo para poder responder, esclarecer e resolver a situação antes que a imagem da sua concessionária seja permanentemente manchada.

Os principais canais de reclamação e solução de problemas são:

• Sites externos de reclamação: sites como o Reclame Aqui hoje são muito usados pelos usuários para saberem onde irão comprar. As empresas precisam de um canal oficial nesses sites e plataformas para lidar com possíveis crises e clientes insatisfeitos;
• Página de dúvidas frequentes (FAQ): as páginas de dúvidas frequentes ajudam a reduzir a quantidade de reclamações e dúvidas nos canais de atendimento (supracitados) e exibem as informações mais valiosas sobre o produto ou serviço. No caso da sua concessionária, inclua modos de pagamento, prazos, horários de funcionamento etc.
• Ouvidoria: esse modelo é útil para as empresas que possuem grande estrutura. Através de uma ouvidoria bem estabelecida, os clientes podem ligar ou entrar em contato por mensagem para deixar suas críticas, dúvidas ou sugestões. O ponto negativo é a necessidade investimento em pessoal e equipamento para operar esse serviço.

2.2 Diagnóstico da comunicação

Após entender quais são os principais canais de comunicação disponíveis, chegou a hora de realizar um diagnóstico da comunicação da sua loja.

Isso é fundamental porque, mesmo com uma gestão de veículos em concessionária eficiente, não será possível vender mais carros se o seu diálogo comercial com potenciais clientes for ineficiente. Portanto, o diagnóstico de comunicação se faz fundamental.

Você pode realizá-lo de maneira simples da seguinte forma:

1. Mapeie todos os canais utilizados pela sua empresa, quais são as senhas de acesso e quem são os atuais responsáveis pelo atendimento;
2. Faça uma tabela com todos esses canais e adicione os campos de Oportunidades Geradas e Vendas Realizadas;
3. Com essas métricas estabelecidas, comece a analisar o período dos últimos 3 ou 6 meses para cada canal;
4. A partir da coleta de dados, verifique: quais foram os canais com maior geração de oportunidades e quais foram os canais com a maior quantidade de vendas realizadas;
5. Faça a mesma análise para os canais de pior desempenho;
6. A partir daí, crie os planos de ação com base no modelo de 4 quadrantes:
   1. Canais com muitas Oportunidades e poucas Vendas precisam de uma atualização no atendimento para gerar mais conversões. O problema está na comunicação;
   2. Canais com poucas Oportunidades e muitas Vendas precisam de atualização na sua divulgação para novas pessoas passarem por eles. O problema está no alcance;
   3. Canais com muitas Oportunidades e muitas Vendas não precisam de atualização. Devem apenas ser atualizados para se manterem assim;
   4. Canais com poucas Oportunidades e poucas Vendas precisam ser revistos. Caso não ofereçam diferencial competitivo, podem ser desligados para redução de custos.
7. Feito o diagnóstico, parta para a próxima etapa.

2.3 Planos de ação para comunicação

Após o diagnóstico de comunicação, é papel da gestão estabelecer quais são os planos de ação para melhorar os canais da concessionária.

Isso pode ir desde o treinamento dos profissionais até a padronização de mensagens de atendimento, variando justamente nas necessidades de cada loja de carros. 

O importante é estabelecer as metas que serão usadas para validar a eficiência ou ineficiência de cada plano de ação e colocar metas realistas para a equipe. Não adianta pensar em mudar a posição no mercado do dia para a noite sem os recursos e pessoal capacitado e motivado para isso. 

#3. Conheça os perfis de seus clientes

Antes de chegarmos na parte mais prática deste guia completo de gestão de veículos em concessionária, vale destacar um último aspecto relevante para os times interessados em melhorar o trabalho interno realizado: o perfil dos clientes atendidos.

Saber como segmentar e otimizar os anúncios realizados afeta diretamente a gestão de veículos porque impacta na quantidade de oportunidades e no número final de vendas. 

Uma boa estratégia comercial não direciona a comunicação para todo mundo, apenas para aqueles que estarão verdadeiramente interessados nas soluções da sua empresa.

Por isso, separamos abaixo dois conceitos valiosos nessa etapa do nosso checklist.

3.1 Público-Alvo

O público-alvo corresponde a um direcionamento geral do público da sua concessionária com base em aspectos socioeconômicos e demográficos (idade, local de residência, gênero, etc.)

O público-alvo é amplo, e serve mais para ter um direcionamento de mercado: saber que seus potenciais consumidores são principalmente homens negros até 45 anos que moram na zona leste da cidade ajuda a direcionar os seus esforços de comunicação e vendas porque informa quais serão os focos da sua comunicação.

Contudo, o público-alvo em si não é suficiente para desenvolver uma boa comunicação e chegar a uma estratégia de venda de carros realmente eficiente. 

Isso porque você não é capaz de entender, individualmente, as especificidades do comportamento de compra dos consumidores. Para sanar esse e outros problemas existem as personas.

3.2 Persona

As personas são perfis semificcionais baseados em clientes reais e nas informações do seu público-alvo que ajudam a definir com quem sua equipe está falando e qual é o tipo de estratégia adequada para facilitar o processo de compra.

Elas são definidas não apenas pelo resumo pessoal (“André, 38 anos, gerente em loja de eletrônicos, casado, 2 filhos”), mas também pelo modo de comportamento antes, durante e depois de uma compra (“é interessado em automóveis, assina revistas do meio, gosta de pesquisar bastante antes de fazer uma compra. Só teve carros seminovos e agora, depois de economizar, quer comprar um novo”). 

O ideal é ter apenas de 1 a 3 personas nas suas estratégias de comunicação, já que elas estão diretamente ligadas ao número de campanhas feitas nos seus canais. Contudo, com as práticas corretas, é possível atender todas as personas adequadamente e garantir um maior número de vendas e clientes satisfeitos.

As personas ajudam muito sua equipe, por isso, as incluímos aqui no checklist de gestão de veículos para concessionárias.

#4. Mapeie e padronize seus processos

Entramos agora na parte mais prática de nosso checklist de gestão de veículos. Aqui, iremos trabalhar com o mapeamento e padronização de processos das equipes para uma melhor visualização das tarefas e resultados. Confira.

4.1 Mapeamento de processos

O mapeamento de processos em negócios é uma técnica poderosa dentro da gestão de processos empresariais (BPM no original em inglês) para visualizar os passos necessários para cada tarefa e como tudo deve funcionar do começo ao fim. Obviamente, isso torna o processo fundamental para a gestão de veículos em concessionária.

Com essa técnica, os procedimentos são postos de maneira visual para que cada pessoa responsável na sua organização possa entender o que deve ser feito, como, quando, onde e por quem. 

O mapeamento usa quadros, fluxos de trabalho e símbolos para responder três perguntas essenciais:

• Quais são as tarefas no processo?
  • Processos são feitos de tarefas individuais que devem ser feitas em uma sequência particular para completar um item. Quando você mapeia os processo da sua concessionária, identifica claramente cada passo e faz com que todas as pessoas saibam onde uma tarefa termina e outra começa.
• Quem faz cada tarefa?
  • No mapeamento, é necessário identificar exatamente quem é responsável por cada tarefa particular. A distribuição de tarefas pode ser estática (Fulano sempre faz isso), ou dinâmica (o vendedor livre recebe o cliente), mas o importante é que os processos deixem claro quem são os potenciais responsáveis pelas tarefas.
• Quando as tarefas ocorrem?
  • Aqui é necessário responder: qual tarefa ocorre primeiro? Qual vem depois de cada tarefa? Essas tarefas podem ocorrer de maneira simultânea ou precisam ser sequencias? Qual o prazo para execução de cada tarefa (envio de contrato para cliente assinar, liberação da chave do carro, avaliação financeira do cliente)? Tarefas vitais devem ser prioridade e ter sua execução priorizada para não atrasar o procedimento. 

4.1.1 Diferença no mapeamento e modelamento de processos

O mapeamento de processos empresariais muitas vezes é confundido com o modelamento de processos empresariais. A principal diferença entre os dois, contudo, é que o mapeamento pode ser feito numa folha de papel ou quadro em branco, enquanto o modelamento sempre ocorre em algum tipo de software ou sistema próprio.

Por exemplo, no caso das vendas da sua concessionária, o procedimento pode ocorrer todo dentro de um CRM que deixa claro quem deve entrar em contato com o potencial cliente, qual foi a última vez que entraram em contato, qual o veículo de interesse, qual o nível de maturidade para compra etc. 

Ainda que o mapeamento dos processos de vendas (atendimento inicial, avaliação financeira, envio de proposta, assinatura de contrato) possa ser feito em uma folha de papel ou um quadro na sala da sua equipe de vendas, um sistema como CRM oferece um modelamento que conta inclusive com automações de atribuição de tarefas e notificações para os responsáveis. 

4.2 Documentação de processos e treinamento

A documentação de processos oferece uma descrição detalhada de como lidar com as tarefas já mapeadas. Essa documentação pode vir em diversos formatos, como:

• Políticas
• Checklists
• Tutoriais
• Formulários
• Screenshots
• Links para softwares ou sites
• Mapas de processos

Essa documentação serve como guia para colaboradores em todos os níveis (incluindo os tomadores de decisão) entenderem rapidamente os processos da empresa. Isso é fundamental na gestão de concessionárias para aqueles que querem um fluxo de trabalho mais eficiente.

4.2.1 A importância da documentação de processos

A documentação de processos ajuda a alcançar 5 benefícios-chave:

1. Melhoria de processos: identifica gargalos e ineficiências ao documentar exatamente o que é feito e como;
2. Treinamento de colaboradores: é possível usar os documentos para treinar novos membros da equipe de maneira clara e direta em tudo que precisarão fazer dentro da sua concessionária, incluindo a gestão de veículos;
3. Preserva conhecimento: impede que um único colaborador saiba todos os aspectos e tarefas importantes na empresa, deixando a gestão refém daquele indivíduo;
4. Reduz riscos e aumentam a constância operacional;
5. A documentação de processos é parte vital de atividades que exigem sigilo, como dados bancários e informações pessoais de clientes e colaboradores. Uma política clara e bem mapeada ajuda a eliminar eventuais brechas de segurança.

4.2.2 Como documentar um processo em 12 passos

Esse método te ajuda a documentar todas as informações sem perder tempo.

• Passo 1: Identifique e nomeie o processo. Determine seu propósito, benefício para organização e breve descrição do que é;
• Passo 2: Defina o escopo do processo. Dentro da descrição, diga o que é feito e o que não é feito ali;
• Passo 3: Explique os limites do processo. Quando ele começa? Quando termina? O que ativa seu início? O que marca seu final?
• Passo 4: Defina qual o resultado assim que o processo for finalizado.
• Passo 5: Defina o que é necessário para que cada etapa do processo seja realizada;
• Passo 6: Reúna todas as informações do começo ao fim. Comece ou com os gatilhos no início de cada etapa ou o que é gerado no final de cada passo. Entenda o que deve ser feito por quem e como essas pessoas irão se comunicar
• Passo 7: Organize os passos sequencialmente. Com base em todas as informações levantadas, coloque as informações em ordem, como os vagões em um trem. Tente manter o número de passos o mais reduzido possível.
• Passo 8: Descreva quem está envolvido em cada tarefa do processo. Foque no nome dos cargos ao invés dos indivíduos. 
• Passo 9: Visualize o processo de forma prática. Use o método Kanban ou outro modelo para ajudar a enxergar se o procedimento é sólido.
• Passo 10: Anote quais são as exceções para o fluxo normal do processo. Dentro das concessionárias, o procedimento padrão pode abarcar, por exemplo, as compras por financiamento. O que fazer então no caso de consórcios ou compras à vista? É necessário ter isso em mente.
• Passo 11: Adicione pontos de controle e mensuração. Estabeleça etapas em que é feita uma monitoria para determinar se tudo corre como deveria.
• Passo 12: Revise e teste o processo na prática. Colha amostras de dados para determinar se a iniciativa foi eficiente. 

4.3 Revisões periódicas

Não adianta apenas realizar o mapeamento uma vez e achar que o trabalho acabou por aí. 

A cada dia, novos métodos de trabalho e novas ferramentas surgem no mercado, tornando o mapeamento obsoleto. É preciso revisitar as etapas no procedimento e enxergar o que pode passar por melhorias de acordo com uma análise criteriosa nas revisões. 

O ideal é deixar que os gestores lidem com essa parte. Mas, conforme falamos no começo do artigo, diferentes perfis de gestão podem ter maneiras distintas para lidar com esse desafio. 

A seguir, a conclusão do nosso artigo mostrando como todos esses conhecimentos se unem na gestão de veículos inteligente. 

#5 Gestão de veículos descomplicada

Todos os passos citados acima servem para desenvolver uma gestão de veículos descomplicada dentro da sua concessionária. 

Com os conhecimentos adquiridos até aqui, é possível seguir esses passos finais e chegar a um procedimento claro e eficiente para gerir os automóveis no seu negócio desde a etapa de anúncio até os serviços de pós-vendas. Confira.

5.1 Designando as funções do gestor

Após descobrir qual o perfil do seu gestor/gerente, dê a ele cargos e tarefas compatíveis com seu perfil. Alguns exemplos seguem abaixo, mas o ideal é adaptar as sugestões à rotina da sua concessionária:

1. Gestor executor: Líder do time de vendas, diretamente ligado à rotina de vendas do dia a dia, normalmente o vendedor mais experiente da concessionária, focado em bater as metas já existentes;
2. Gestor comunicador: Líder do time de vendas, motivador da equipe, treinador de novos colaboradores;
3. Gestor analista: Gerente de metas, responsável por acompanhar a chegada de novas propostas comerciais e fechamentos.
4. Gestor planejador: Gerente de metas, responsável por estabelecer as metas de crescimento e criar planos de ação.

Gestores Executores e Comunicadores estarão mais ligados à parte prática, e seu contato com a gestão de veículos se dará na negociação dos automóveis, realizando os fechamentos comerciais.

Já os Gestores Analistas e Planejadores ficarão mais responsáveis pelas atividades administrativas, enxergando de maneira macro o que cada vendedor da equipe está fazendo e quais são suas capacidades. 

5.2 Atribuindo as funções aos times

Após atribuir as funções aos gestores, é hora de dar função aos times e profissionais em cada área. Isso pode ocorrer de diferentes formas dentro da gestão de veículos da sua concessionária. A seguir, exibimos uma maneira de realizar essa gestão passando por diversos departamentos dentro de sua loja automotiva.

5.2.1 Marketing

O time de marketing recebe a lista de automóveis disponíveis em estoque e estabelece os melhores métodos de divulgação dentro dos canais mais otimizados da concessionária.

Em alguns lugares, anúncios em redes sociais serão suficientes, em outros, o melhor será focar em Google Ads. 

São muitas plataformas, e esse time precisa de um integrador de anúncios para conseguir visualizar todas as informações de maneira clara e objetiva para não perder dinheiro nas campanhas.

Além disso, sem o copywriting certo para os anúncios, essas dicas de marketing para concessionárias serão inúteis a médio e longo prazo.

Por isso, aqui, o mapeamento e documentação de processos são muito importantes: quais são os portais, quem são os responsáveis, quanto é gasto em cada local, quais são as segmentações… a lista de informações é proporcional ao número de portais.

O importante é que o time de marketing consiga entregar, ao final de suas tarefas, uma lista de interessados nos carros para o time de vendas poder entrar em contato e realizar a abordagem comercial.

5.2.2 Vendas

Após receber os contatos cadastrados pelo time de marketing (ou então o contato direto dos usuários que interagiram com os anúncios e campanhas nos canais de divulgação disponíveis), o time comercial deve realizar a abordagem com base em boas práticas, como o método Rapport para vendas. 

Aqui, a gestão de veículos precisa ser muito clara: 2 vendedores não podem negociar o mesmo automóvel para clientes diferentes. 

Por isso, a gestão de estoque é muito valiosa. Uma ferramenta que permita a marcação de veículos em estoque com base em seu status atual impede problemas entre os profissionais do seu time e otimiza as vendas feitas: afinal, ao invés de duas pessoas usarem seu tempo para focar no mesmo carro, dividem-se adequadamente para veículos diferentes.

O passo final do time de vendas na gestão de veículos é a formalização do contrato com os clientes e o repasse das informações para o time financeiro.

Clientes antigos ainda podem voltar para outros serviços associados à sua concessionária, como seguros, manutenção, compra de peças etc.

5.2.3 Financeiro

Muitas concessionárias trabalham com um sistema de comissionamento de vendedores que depende diretamente da gestão de veículos para pagar corretamente cada profissional. 

Na prática, significa ter registrado qual vendedor foi responsável por qual contrato, qual a porcentagem de comissão de cada um deles (bem como o modelo de comissão adotado) e quanto será pago naquele mês a cada um deles para além do salário base. 

O setor financeiro também participa da gestão de veículos ao lidar com a aquisição de automóveis seminovos nas concessionárias que trabalham com esse formato de vendas complementar aos automóveis novos.

5.3 Estabelecendo objetivos e métricas

A maior parte dos times comerciais, independentemente da empresa onde estejam, trabalha com metas de venda. De maneira macro, as concessionárias também possuem suas próprias metas de lucratividade e crescimento.

É preciso estabelecer os objetivos macro da empresa e os objetivos micro de cada profissional. Além disso, são necessárias métricas para avaliar o desempenho de todas as partes dentro desse sistema.

Por exemplo, se uma concessionária tem a meta de vendas de 5 milhões por mês e possui 10 vendedores, cada profissional fica, em teoria, responsável por gerar R$500.000,00 em vendas. 

E, se cada automóvel vendido tem uma média de valor de R$100.000,00, os vendedores precisam de ao menos 5 vendas por mês. 

Essa meta de vendas é apenas uma das métricas de sucesso. Isso porque nem toda abordagem irá resultar em um cliente convertido. Existem muitos clientes indecisos que adiam a decisão, e a taxa de sucesso costuma ser baixa para setores de compra complexa como automóveis.

A título de exemplo apenas, imagine que são necessárias 20 propostas comerciais para cada venda. Isso significa que, em um mês, cada vendedor deve fazer 100 propostas para vender 5 carros. 

E se para chegar em 1 proposta é necessário atrair 10 usuários (na etapa do time de marketing) fica claro como o funil de vendas de concessionárias vai se alargando e ficando mais complexo.

Toda etapa do processo precisa de sua métrica. Com todas elas juntas, é bem mais fácil enxergar o que sua concessionária precisa fazer para esvaziar o estoque e bater recordes de lucros.

5.4 O uso da tecnologia na gestão de veículos

Todas dicas de gestão de veículos que demos acima esbarram em um único ponto: tecnologia. As concessionárias precisam de ferramentas que digitalizam informações, automatizam processos e facilitam a vida de gestores e vendedores. 

O AutoGestor, por exemplo, é uma ferramenta que une um integrador de anúncios para o time de marketing divulgar da melhor forma possível os carros, um gestor de estoque para vendedores e membros da equipe financeira, um CRM para gerir melhor os leads e contatos na base enviando propostas mais assertivas, um editor de fotos e muito mais. 

Com uma ferramenta assim, a gestão de veículos é facilitada desde a etapa de divulgação nos canais certos até a venda e marcação na planilha de entradas e saídas, incluindo o comissionamento dos profissionais envolvidos. 

Conclusão – É possível simplificar sua gestão de veículos em concessionária

Entendeu neste artigo como funciona a gestão de veículos? Com a ajuda de boas práticas e da tecnologia, fica muito mais simples dar entrada, divulgar, negociar e vender veículos. 

Uma gestão eficiente começa do entendimento dos responsáveis pela equipe e passa pela compreensão dos consumidores ideais, os canais de comunicação entre a marca e clientes, o mapeamento de processos para não perder informações importantes (notas fiscais, contratos, pagamentos, parcelas etc.) e muitos outros pontos que, apesar de vastos, são fáceis de compreender. 

E com a ferramenta adequada, você consegue fazer essa gestão de veículos sem dor de cabeça. Por isso, recomendamos que preencha o formulário abaixo e peça um teste grátis do AutoGestor. Com a nossa ferramenta, fica muito mais fácil gerir os carros da sua concessionária, mesmo com lojas distintas.

Esperamos que tenha aproveitado este material!