Está buscando melhorar os processos internos na sua concessionária? Neste artigo, mostramos como fazer uma gestão administrativa e financeira descentralizada de forma fácil e com auxílio da tecnologia.
O que é gestão administrativa?
A gestão administrativa corresponde ao escopo de atividades voltadas para o controle e manutenção de um negócio, incluindo a área financeira, recursos humanos, vendas, controle de estoque e muito mais.
Uma gestão administrativa eficiente garante um bom fluxo de informações entre os setores de uma mesma empresa e utiliza as informações disponíveis para tomar decisões mais assertivas. Por exemplo, em uma revenda automotiva, vendedores desmotivados podem gerar menos vendas. Isso ocasiona um impacto geral dentro da empresa em forma de onda.
Uma maneira macro para resolver o problema é acionar a área financeira e verificar a possibilidade de aumento das comissões, o que irá ajudar a motivar o time no trabalho, podendo resultar em melhores resultados nos meses seguintes.
A gestão administrativa é mais ampla e pode ser orientada para qualquer um desses setores supracitados, ou pode ainda se manter totalmente gerencial, apenas delegando as tarefas e controlando outros profissionais.
É necessário disciplina, organização e clareza na comunicação para uma boa gestão administrativa.
Gestão financeira básica
Um dos aspectos mais importantes dentro de uma administração é a parte financeira. Afinal, não adianta ser um bom líder, manter a empresa motivada e trabalhando em direção a uma meta se os lucros não forem alcançados. Por isso, ficar de olho nas contas e no movimento de caixa é também responsabilidade dos gestores.
E a base da gestão financeira não é apenas “ganhar mais do que se gasta”. Existem uma série de práticas construtivas para a gestão e conhecimentos valiosos para os profissionais responsáveis. Abaixo, alguns deles.
Definição de custos fixos
Não dá para prever o futuro, mas dá para estimar muita coisa. Com as contas do mês é assim, você não pode controlar todos os centavos gastos e necessários, mas pode, com base em uma média dos últimos meses e um levantamento detalhado, saber quais são os custos que mais aparecem.
Um primeiro passo é justamente reunir todas as despesas dos meses anteriores e tabelar os gastos. Depois, tirar a média. Qual foi o gasto nos últimos doze meses? Quais foram os períodos de maior variação? Com esse valor anotado, é possível estabelecer as próximas metas e prioridades, como “reduzir em 10% os gastos do mês até o meio do ano”.
A segunda etapa é analisar os próximos meses. Ao invés de recolher notas fiscais e contas guardadas, estipule quais são as áreas dentro da empresa e os principais gastos. Um exemplo:
- Vendas: salários e encargos do time, material de escritório;
- Infraestrutura: aluguel da sala, luz, água, internet, impostos e tributos;
- Financeiro: salários e encargos, material de escritório;
- Estoque: pagamento de produtos, armazenamento, manutenção.
Compare os custos fixos com os valores dos meses anteriores já anotados. Qual foi a variação? Por qual razão? Pode ser que tenha deixado alguma recorrência de fora ou pode ser que já tenha um ponto de atenção para focar sua estratégia de economia de gastos.
Estabeleça metas de crescimento
Estagnar não é uma opção saudável para nenhuma empresa. Manter a lucratividade em alta e ter objetivos a curto, médio e longo prazo é importante para deixar os profissionais motivados e para garantir que mudanças no mercado não afetem negativamente o negócio.
Por isso, as metas de crescimento são importantes. Com base nos custos fixos, qual é o mínimo que precisa vender? Como essa meta será dividida pela equipe? Quais serão as recompensas caso os valores sejam alcançados? Mais do que isso: o que será feito com o dinheiro extra?
Crie um fundo de reserva para ter lastro em momentos de crise e para investir em expansão a longo prazo. Quer ir para um ponto melhor ou ampliar seu estoque? Use o dinheiro que está sempre em movimento.
Inclua no planejamento financeiro uma porcentagem para uso mensal na ampliação dos serviços e guarde o restante. A tentação para usar será grande, mas aprenda a resistir – será importante no futuro.
Mantenha tudo registrado e seguro
Essa não é uma dica de gestão administrativa e financeira comum nas listas, mas é tão importante quanto. É fato que muitas empresas e profissionais não registram adequadamente todos os dados financeiros e contábeis de um negócio.
Isso inclui o armazenamento de notas fiscais, contratos, contas, impostos, holerites, cupons e muitos outros documentos valiosos para a administração.
Algumas empresas ainda optam por métodos de armazenamento e gestão offline, criando pilhas e mais pilhas de papéis, pastas, armários e arquivos para organizar tudo. Além do risco de deterioração com o tempo, perdas, incêndios, acidentes e sumiço, ocupa espaço e dificulta as buscas quando alguém quer encontrar uma informação mais antiga.
Os negócios mais atualizados hoje já digitalizaram grande parte dos registros e do controle administrativo e financeiro. Fazem isso com plataformas, ferramentas e aplicativos, reduzindo o tempo gasto nas tarefas e as chances de erros humanos.
Desafios da gestão administrativa e financeira
Um dos principais desafios da gestão administrativa e financeira nas empresas tem relação com o tempo. Em muitos casos, não há equipe suficiente disponível para delegar todas as demandas, então os gestores acumulam diversos cargos e tarefas.
E como pode ter notado pela lista de atividades que fizemos nos primeiros tópicos, são muitas as tarefas necessárias em cada setor, em especial o financeiro. Por isso, os dias costumam ficar curtos para tanta demanda.
O primeiro processo para melhorar a gestão financeira é descentralizar as demandas e delegar as funções essenciais para outros colaboradores. Isso libera espaço para focar nas soluções mais urgentes e importantes, deixando de lado questões burocráticas ou muito operacionais.
Gestão administrativa e financeira descentralizada
Uma gestão administrativa e financeira descentralizada impede que apenas uma pessoa concentre todas as informações relevantes sobre o negócio. Essa pessoa pode ser o dono ou um gerente até dedicado e disposto, mas com o tempo se torna um gargalo produtivo enorme.
Basta se colocar na posição de líder e imaginar: se você é a única pessoa capaz de acessar todos os dados contábeis do negócio, como poderá tirar férias um dia sem que a equipe fique mandando mensagens a todo momento para tirar dúvidas?
Por isso, o primeiro passo é separar as funções delegadas em setores e determinar quem serão os responsáveis. Assim:
- Veja quais são as atividades chave mais relevantes no seu dia e quais são as que tomam mais tempo. Existem aplicativos que contabilizam as horas trabalhadas no seu dia e dão relatórios no final, use-os para ter um controle mais preciso;
- Liste por prioridade o que deve ser feito por você e o que pode ser passado aos outros. Estabeleça não apenas o critério de importância, mas também de tempo. Realizar o pagamento dos vendedores na sua concessionária é algo importante, mas pode ser delegado a um profissional de RH, por exemplo;
- Descubra quais tarefas podem ser automatizadas e simplificadas com a tecnologia para reduzir mais seu trabalho e o trabalho dos outros trabalhadores;
- Documente e oficialize a mudança. Se possível, invista em uma reunião de treinamento para destacar essa transição de administração;
- Estabeleça métricas para avaliar se a mudança foi eficiente. Quanto tempo a mais tem ganho na semana? Quais demandas atrasadas foram colocadas em prática? Houve um benefício administrativo? E financeiro?
A gestão administrativa e financeira descentralizada reduz erros
Botar todo o conhecimento e poder de decisão na mão de uma só pessoa aumenta as chances de erros e de problemas no futuro. Isso pode ocorrer por saída de um determinado colaborador, por omissões ou por erros comuns no dia a dia, graças à rotina e às pressões de trabalho.
Se você quer evitar esse tipo de problema e começar a estruturar melhor a sua empresa, vale a pena investir nessas melhorias para seu negócio.
Quer saber mais sobre gestão e administração? Conheça o blog do AutoGestor.
